Предпосылки к внедрению

В настоящий момент на большинстве предприятий в той или иной мере присутствуют следующие проблемы:

• Информационный обмен между сотрудниками недостаточно оперативен и удобен, особенно это касается территориально отдаленных подразделений
• Также недостаточно эффективны взаимодействия различных структур между собой. Общение по телефону, письма, личные встречи – этих контактов недостаточно для эффективного взаимодействия. Зачастую они либо нерегулярны, либо дороги, либо отнимают слишком много времени и ресурсов. В результате информация движется слишком медленно, на решение вопросов тратится много времени и средств
• Теряются документы
• Документы на бумажных носителях требуют значительных канцелярских расходов
• Трудно проследить все маршруты следования документа: что делалось с документом, кем и когда, каковы его старые версии
• Слабая защищенность информации, высокая вероятность ее утечки, просмотра документов сотрудниками, не имеющими на это прав

Использование корпоративного информационного портала позволяет избавиться от всех вышеперечисленных проблем и предоставляет следующие возможности:

• Эффективная интеграция различных структур и их подразделений в единое информационное пространство. Повышение удобства, скорости информационного обмена между сотрудниками и удешевление его
• Сотрудник сможет из любой точки земли получать необходимую для работы информацию (в соответствии со своим уровнем доступа), начиная от последних внутренних новостей и заканчивая шаблоном договора или приказа
• Внутренние новости позволят оперативно и массово доносить внутреннюю информацию избирательно, то есть только тем сотрудникам, которые должны быть ознакомлены с нею. Во внутренних новостях можно публиковать различного рода объявления, приказы, распоряжения
• Внутренние открытые и закрытые форумы позволят в более оперативном режиме обсуждать все рабочие вопросы, проводить опросы, выявлять противоречия
• Повышение производительности труда сотрудников при работе с документами
• Структурированное и надежное хранение документов
• Документированность всех операций с информацией позволит в любой момент поднять всю историю работы с документом: кто и когда над ним работал, какие изменения сделал
• Строго регламентированное разграничение уровней доступа для различных сотрудников обеспечит информационную безопасность
• Возможность одновременной работы с документом различных сотрудников, связанных с ним